Jak wypowiedzieć umowę o pracę bez ryzyka odszkodowania

W praktyce widzimy, że większość błędów przy rozwiązywaniu umów o pracę wynika nie z treści samych umów, lecz z wadliwych oświadczeń składanych pracownikom. Ostatnie sprawy pokazują, że nawet drobne pominięcia – jak brak wskazania przyczyny czy pouczenia o odwołaniu – automatycznie otwierają pracownikowi drogę do wygranej w sądzie. Stąd nasza propozycja krótkiej instrukcji dla rozwiązywania umowy o pracę za wypowiedzeniem:

1. Forma

‍Oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem musi zostać złożone na piśmie. Brak formy pisemnej nie powoduje nieważności, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p. i otwiera pracownikowi drogę do roszczeń odszkodowawczych.

2. Obowiązkowe elementy wypowiedzenia przez pracodawcę

Zgodnie z art. 30 § 4–5 k.p. pracodawca ma obowiązek:

• wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie (przy czym należy pamiętać, że musi być ona konkretna, prawdziwa, zrozumiała),
• pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy (termin i właściwy sąd).

Brak któregokolwiek z elementów jest kwalifikowany jako naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów i skutkuje co najmniej roszczeniem o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy - należy pamiętać, że w przypadku sporu sądowego to na pracodawcy będzie ciążyć obowiązek udowodnienia, że przyczyny były prawdziwe.‍

3. Poprawne określenie okresu wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia wynika z art. 36 k.p., jeżeli umowa lub inne wewnętrzne regulacje obowiązujące u pracodawcy nie przewidują korzystniejszego rozwiązania. Pomyłka w długości okresu wypowiedzenia obciąża pracodawcę i skutkować będzie stwierdzeniem, że wypowiedzenie było wadliwe.

4. Przykładowy schemat pisma

• ‍oznaczenie stron,
• jednoznaczne oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem,
• wskazanie właściwego okresu wypowiedzenia,
• precyzyjna przyczyna (jedna lub kilka, ale konkretne fakty, nie oceny),
• pouczenie o prawie do odwołania do sądu w terminie 21 dni (należy wskazać właściwy sąd),
• podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu pracodawcy.

5. Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

• ‍ogólnikowe lub pozorne przyczyny uzasadniające rozwiązania umowy,
• brak pouczenia dot. odwołania,
• błędny okres wypowiedzenia,
• brak konsultacji z organizacją związkową, gdy jest to wymagane przepisami prawa,
• próba rozwiązania umowy z pracownikiem, który znajduje się w wieku ochronnym lub posiadającym ochronę przed zwolnieniem z innych przyczyn,
• brak zachowania formy pisemnej.
  
  

6. Rekomendowany standard dla pracodawców

• ‍stosowanie ujednoliconych wzorów wypowiedzeń,
  
  
• wcześniejsza weryfikacja podstawy faktycznej wypowiedzenia,
  
  
• weryfikacja formalnej możliwości rozwiązania umowy oraz kroków koniecznych do podjęcia przed złożeniem oświadczenia,
  
  
• zachowanie dowodów potwierdzających przyczyny rozwiązania umowy (notatki, oceny, dokumenty),
  
  
• weryfikacja okresu wypowiedzenia wynikającego z art. 36 k.p.,
  przygotowanie instrukcji wewnętrznej dla osób prowadzących dział kadr.

‍

Ps. Pamiętajcie, że ta instrukcja dotyczy rozwiązywania umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę - a więc nie dotyczy np. dyscyplinarek.

FAQ - najczęściej zadawane pytania 

Czy wypowiedzenie umowy o pracę musi mieć formę pisemną?

Tak. Zgodnie z Kodeks pracy wypowiedzenie powinno być złożone na piśmie. Brak formy pisemnej nie unieważnia wypowiedzenia, ale może prowadzić do roszczeń pracownika. 

‍

Czy trzeba podawać przyczynę wypowiedzenia?

‍
Tak - zarówno w przypadku umów na czas nieokreślony, jak również na czas określony. Przyczyna musi być:

• konkretna,
• rzeczywista,
• możliwa do udowodnienia.

Jaki jest termin na odwołanie się pracownika do sądu?

Pracownik ma 21 dni na wniesienie odwołania do sądu pracy od dnia otrzymania wypowiedzenia.

‍