Nowe przepisy dotyczące wniosków o urlop macierzyński – co muszą wiedzieć pracodawcy?

14 marca 2025 roku Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydał rozporządzenie, które precyzuje, jakie informacje oraz dokumenty powinny zostać zawarte we wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego. Celem nowych przepisów jest ujednolicenie procedury zgłaszania potrzeby skorzystania z tego urlopu oraz zapewnienie, że pracodawcy będą dysponowali kompletem niezbędnych danych.

Co się zmienia?

Zgodnie z nowym rozporządzeniem:

• Jeśli pracownica planuje rozpoczęcie urlopu macierzyńskiego przed porodem, jej wniosek musi zawierać podstawowe dane identyfikacyjne (takie jak imię i nazwisko), wskazanie daty rozpoczęcia urlopu oraz zaświadczenie lekarskie potwierdzające przewidywaną datę porodu;
  
  
• W sytuacji, gdy matka dziecka zdecyduje się na rezygnację z dalszej części urlopu macierzyńskiego po 14 tygodniach od porodu, wniosek o przejęcie pozostałej części może złożyć ojciec dziecka lub inny członek najbliższej rodziny sprawujący nad nim opiekę. To oznacza, że ojciec dziecka zyskuje prawo do wykorzystania dalszej części urlopu macierzyńskiego, jeśli matka złoży pisemne oświadczenie o rezygnacji. Wniosek ojca musi zawierać:
  
  
  
  • jego dane osobowe,
    
    
  • informacje o dziecku,
    
    
  • odpis aktu urodzenia dziecka,
    
    
  • pisemne oświadczenie matki o rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego lub zasiłku.
    
    

To rozwiązanie ma zastosowanie również wtedy, gdy matka nie jest zatrudniona, jest hospitalizowana lub posiada orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji – w takich sytuacjach ojciec może przejąć opiekę w ramach urlopu macierzyńskiego na podstawie własnego wniosku i załączonych dokumentów.

Co to oznacza dla firm?

Większa odpowiedzialność za kompletność dokumentacji - Działy HR muszą weryfikować, czy składane wnioski zawierają wszystkie niezbędne dane i dokumenty. Brak któregokolwiek z nich może skutkować koniecznością korekty lub opóźnieniem w rozpatrzeniu.

Nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników - Pracodawcy powinni poinformować pracowników o zmianach – najlepiej w formie krótkiego przewodnika lub komunikatu wewnętrznego. To pomoże uniknąć nieporozumień i przyspieszy obieg dokumentów.

Potrzeba elastycznego reagowania - Przekazanie urlopu innemu opiekunowi, wcześniejszy powrót matki do pracy czy sytuacja hospitalizacji wymagają sprawnej reakcji kadrowej. Firmy powinny być gotowe do szybkiego przetwarzania dokumentów i organizacji zastępstw.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej - Nowe przepisy nakładają obowiązek archiwizacji dodatkowych dokumentów w aktach osobowych (część B), w tym m.in. wniosków o urlop uzupełniający, oświadczeń i zaświadczeń lekarskich.

‍