Umowa o poufności (NDA): Kluczowe narzędzie w ochronie biznesu

Umowa o poufności, znana jako NDA(Non-Disclosure Agreement), stanowi fundamentalny instrument prawny, któregocelem jest ochrona wrażliwych informacji i danych. W dobie cyfryzacji idynamicznej konkurencji, właściwie skonstruowane NDA jest niezbędne dozabezpieczenia przewagi rynkowej, know-how i materiałów kluczowych dla firmy.

Czym jest NDA?

NDA to porozumienie, w którym strony zobowiązują się do nieujawniania określonych informacji poufnych osobom trzecim oraz do niewykorzystywania ich w sposób sprzeczny z ustalonym celem. Celem NDA jest ochrona, przykładowo, wrażliwych danych, know-how, rozwiązań technologicznych i informacji strategicznych, których ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorcę na straty finansowe, utratę przewagi konkurencyjnej lub utratę niektórych praw własności intelektualnej.

Kiedy warto stosować NDA?

Umowy NDA znajdują zastosowanie w szczególności w sytuacjach, w których dochodzi do przekazywania informacji o istotnym znaczeniu biznesowym, m.in.:

• negocjacje handlowe - ochrona szczegółów ofert, warunków współpracy, planów rozwoju,
• procesy rekrutacyjne - zabezpieczenie danych o strukturze organizacyjnej, narzędziach, procedurach,
• współpraca B2B - szczególnie w branżach IT, R&D, marketingu strategicznego, produkcji,
• projekty startupowe - ochrona pomysłów, koncepcji biznesowych, prototypów,
• fuzje i przejęcia (M&A) - zabezpieczenie informacji finansowych i  operacyjnych,
• wspólne projekty badawczo-rozwojowe - ochrona wyników badań i dokumentacji badawczej  lub technicznej.

Rodzaje NDA

W praktyce stosuje się dwa główne typy umów o poufności:

1. NDA  jednostronne – obowiązek zachowania poufności spoczywa na jednej stronie (np. gdy tylko jedna firma ujawnia dane).
2. NDA wzajemne (dwustronne) - obie strony zobowiązują się do ochrony  informacji, co jest częste w projektach partnerskich lub kooperacjach technologicznych.

‍

Dobór rodzaju NDA powinien wynikać z charakteru współpracy i kierunku przepływu informacji.

Kluczowe elementy skutecznej NDA

Aby NDA mogła być skutecznie egzekwowana, powinna zawierać w szczególności:

·       definicję informacji poufnych - czyli określenie, co stanowi informację poufną – np. dokumenty, dane klientów, kod źródłowy, specyfikacje techniczne, strategie marketingowe, dane finansowe; standardem jest wyłączenie z tej definicji informacji publicznie dostępnych lub uzyskanych zgodnie z prawem np. z innych źródeł;

·       zakres ochrony - określenie, w jaki sposób można korzystać z przekazanych informacji iw jakich celach mogą być one używane;

·       standardy zabezpieczeń - wskazanie obowiązków stron w zakresie ochrony informacji, w tym: zabezpieczenia fizyczne - kontrola dostępu do pomieszczeń, sejfy, zamykane archiwa, zabezpieczenia cyfrowe - szyfrowanie danych, systemy haseł, ograniczenia uprawnień, backupy i inne;

·       postępowanie po zakończeniu współpracy - procedury zwrotu lub trwałego zniszczenia nośników danych, usunięcia plików, potwierdzenia wykonania tych czynności;

·       czas trwania obowiązku poufności - wskazanie okresu obowiązywania umowy – może on być określony (np. 3–5 lat po zakończeniu współpracy) lub nieokreślony, trzeba mieć jednak wówczas na uwadze dyskusję wokół wypowiadania umów zawieranych na czas nieokreślony;

·       sankcje i odpowiedzialność - określenie konsekwencji naruszenia, którymi mogą być: kary umowne – ryczałtowe odszkodowanie płatne w razie naruszenia; prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy głównej (na potrzeby której NDA została zawarta); roszczenia odszkodowawcze na zasadach ogólnych, jeśli szkoda przewyższa karę umowną;

·       wyłączenia odpowiedzialności – bywa, że przekazanie informacji jest konieczne na mocy przepisu prawa, nakazu sądu lub organu administracji.

Forma NDA

Choć przepisy nie wymagają dla ważności NDA formy pisemnej (możliwe jest np. ustne lub mailowe ustalenie zasad poufności), to zawarcie klasycznej umowy jest rekomendowane - zapewnia jasność postanowień, ułatwia dowodzenie naruszenia oraz pozwala na wprowadzenie kar umownych, których skuteczność wymaga dokumentu podpisanego przez obie strony. Nie jest konieczne zawieranie takiej umowy w formie papierowej, wystarczy skan lub podpis zaufany.

NDA a procedury bezpieczeństwa – jak skutecznie chronić poufne informacje?

NDA określa zasady poufności i sankcje za ich naruszenie, ale dopiero odpowiednie praktyki w firmie, które przykładowo ograniczają ryzyko wycieku danych, pozwalają udowodnić, że dołożono należytej staranności dla ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Najbardziej podstawowe procedury bezpieczeństwa to:

·       Oznaczanie i kontrola informacji, np. klasyfikacja dokumentów (np. Publiczne / Poufne /Ściśle poufne), oznaczanie plików i wydruków klauzulą „Poufne”.

·       Dostęp tylko dla uprawnionych osób, np. zasada need-to-know - dostęp wyłącznie dla osób, którym jest to niezbędne; MFA (uwierzytelnianie wieloskładnikowe)do systemów z danymi poufnymi.

·       Bezpieczne przekazywanie danych, np. szyfrowanie danych - unikanie zwykłych załączników e-mail.

·       Zabezpieczenia techniczne, np. hasła i klucze przechowywane w bezpiecznych menadżerach haseł; ochrona urządzeń (antywirus, firewall, szyfrowanie dysków); regularne aktualizacje oprogramowania.

·       Bezpieczeństwo fizyczne, np. zamykane szafy i kontrola dostępu do biura, obowiązek niszczenia dokumentów.

·       Zakończenie współpracy z pracownikami lub współpracownikami, np. zwrot lub zniszczenie nośników danych; usunięcie kopii z systemów i backupów (zgodnie z cyklem retencji).

Dodatkowe elementy, o których warto pamiętać:

• szkolenia pracowników z zasad poufności i cyberbezpieczeństwa,
• zawieranie NDA również z pracownikami i podwykonawcami,
• procedura reagowania na incydenty (np. obowiązek zgłoszenia naruszenia w 24 h),
• prawo audytu i kontroli przestrzegania umowy.

‍

Na zakończenie

Każda umowa NDA powinna być jednak dostosowana do specyfiki branży, charakteru współpracy i rodzaju chronionych informacji. A nawet najlepszy gotowy wzór traci na wartości, jeśli nie idą za nim realne procedury bezpieczeństwa.

‍

W naszej kancelarii pomagamy Klientom przygotować umowy NDA, które nie tylko skutecznie chronią interesy biznesowe, ale również są w pełni zgodne z przepisami prawa i praktyką rynkową. Analizujemy każdy projekt indywidualnie, proponując rozwiązania dopasowane do konkretnego celu i ryzyka.

‍

Jeśli chcesz, aby Twoja umowa o poufności była realnym narzędziem ochrony, a nie tylko formalnością, skontaktuj się z nami - połączymy wiedzę prawniczą z praktycznym podejściem do bezpieczeństwa informacji.

‍